Désignation du Délégué SASU DPO auprès de la CNIL. La signature d’un bon de souscription de désignation du Délégué SASU DPO emporte désignation du Délégué SASU DPO en qualité de Délégué à la protection des données du Responsable de Traitement et vaut acceptation des présentes.
Cette désignation sera notifiée à la CNIL par procédé automatisé et fera l’objet d’un récépissé de cette autorité qui sera communiqué à l’office ou au contact désigné dans le bon de souscription. Le bon de souscription et les présentes conditions générales sont à retourner signés par lettre simple ou
courrier électronique au Délégué SASU (24 rue Alexandre Oliva, 66000 Perpignan ou contact@delegue-protection-donnees.fr

Si le Responsable de Traitement dispose d’Instances Représentatives du Personnel, il doit informer ces dernières de la désignation du Délégué SASU DPO par lettre recommandée avec avis de réception. Cette information doit être préalable à la notification auprès de la CNIL de la désignation du Délégué SASU DPO.

Périmètre d’intervention et missions du Délégué SASU DPO: Le Délégué SASU DPO est désigné pour l’ensemble des Traitements de Données opérés au sein de l’entreprise (désignation étendue). Le champ d’application du périmètre s’étend sur le site principal et les bureaux annexes. Seul le déplacement sur le site principal est inclus dans le tarif. Toute prestation portant sur un site annexe devra donner lieu à la signature d’un nouveau bon de souscription par l’entreprise. A la demande du Responsable de Traitement, le Délégué SASU DPO pourra étendre son périmètre d’intervention à des
Traitements complémentaires après étude préalable. Toute autre prestation autre que celle emportant désignation du Délégué SASU DPO fait l’objet d’un devis ou d’une commande distincte. Le Délégué SASU DPO accompagne le Responsable de Traitement dans un processus de conformité continue tout au long du cycle de vie de la Donnée. Le Délégué SASU DPO exerce ses missions en toute indépendance et ne reçoit aucune instruction du Responsable de Traitement pour l’exercice de ses missions. Le Délégué SASU DPO est chargé d’accompagner, de manière indépendante, le Responsable de Traitement, pour garantir le respect des obligations légales découlant du Traitement de Données.

 Établissement d’un rapport annuel Le Délégué SASU DPO établit un rapport annuel de ses activités. Ce rapport annuel est transmis au Responsable de Traitement et est tenu à disposition de la CNIL.

Cartographies des traitements Le Délégué SASU DPO recense et tient à jour, pour le compte de l’entreprise, et sur la base des informations fournies par le Responsable de Traitement, le registre public des Traitements opérés au sein de l’entreprise. Le Responsable de Traitement s’engage à fournir au Délégué SASU DPO des informations exactes et réelles. Le Délégué SASU DPO permet, à qui en fait la demande écrite auprès de lui, ou du Responsable de Traitement, de consulter le registre public des Traitements. Le registre public est également tenu à disposition de la CNIL. Le Délégué SASU DPO réalise la cartographie des traitements contenant :
• le registre ;
• les mesures prises par l’office pour assurer la protection
des données et déclarées au Délégué ;
• la pré-évaluation du risque encouru sur la protection des
Données.

Interlocuteur spécialisé et veille au respect de la loi Le Délégué SASU DPO a en conséquence un rôle de :

• Veille : le Délégué SASU DPO assure une veille technique et juridique régulière en matière de protection de Données.
• Sensibilisation : le Délégué SASU DPO apporte des éléments de sensibilisation au Responsable de Traitement et à son personnel sur les obligations lui incombant au titre de la Loi.
• Conseil et recommandation : le Délégué SASU DPO conseille le Responsable de Traitement dans ses démarches de Traitements de Données. Le Responsable de Traitement doit, avant toute modification des Traitements, consulter le Délégué SASU DPO. De même, lors de la mise en œuvre d’un
nouveau Traitement, le Responsable de Traitement doit consulter le Délégué SASU DPO afin que ce dernier puisse émettre toutes les recommandations utiles et lui fournir les documents nécessaires. Le Délégué SASU DPO conseille notamment le Responsable de Traitement en cas de notification de violation de Données auprès de la CNIL et le cas échant aux personnes concernées. Le Délégué SASU DPO émet des recommandations sur les mesures à apporter pour remédier à ces violations.
• Gestion des droits des personnes : La Loi confère des droits aux personnes concernées par un Traitement, par exemple le droit d’accès ou de rectification. Le Délégué SASU DPO traite ces demandes dans le respect de la Loi pour le compte du Responsable de Traitement.
• Médiation : Le Délégué SASU DPO est le point de contact des personnes concernées. A ce titre, il reçoit les réclamations et requêtes des Personnes concernées par les Traitements. Il traite ces demandes ou donne son conseil quant aux réponses à apporter.
• Analyse, investigue, contrôle et recommande : Le Délégué SASU DPO analyse les traitements et fournit des recommandations sur la mise en conformité de l’ensemble des Traitements pour lesquels il est désigné.
• Alerte : Le Délégué SASU DPO informe le Responsable de Traitement des manquements constatés au regard desdits Traitements et le conseille afin d’y remédier avant toute saisine de la CNIL. Moyennant information préalable, Le Délégué SASU DPO comme le Responsable de Traitement peuvent saisir à tout moment la CNIL pour l’informer des difficultés rencontrées à l’occasion de l’exercice de la mission du Délégué.

Suivi régulier des traitements Pour réaliser ce suivi, le Délégué SASU DPO se charge de fixer les rendez-vous. Ces rendez-vous seront pris avec la
personne que le Responsable de Traitement aura désigné dans le Bon de souscription et à défaut avec toute personne qui indique au Délégué SASU DPO être habilitée à convenir de ces rendez-vous. Les rendez-vous auront lieu sur place ou à distance. Le Responsable de Traitement s’engage à informer le
Délégué SASU DPO de toute annulation au moins de 4 jours calendaires avant la date de rendez-vous prévue. Le Délégué SASU DPO se réserve la possibilité de facturer les rendez-vous annulés moins de 4 jours calendaires avant la date prévue comme suit, sauf en cas de force majeure justifié :
• 80€ hors taxe pour les rendez-vous à distance après 2 annulations successives
• 300€ hors taxe pour un rendez-vous au sein de l’office dès la première annulation.
Toute annulation supplémentaire sera facturée selon les mêmes modalités.

 Service d’assistance téléphonique Le Délégué SASU DPO met à la disposition une assistance téléphonique disponible aux Jours et Heures
Ouvrés afin de l’informer quant aux missions du Délégué SASU DPO et aux Lois applicables aux Traitements des données. Pour plus d’information, il convient de se référer à la plaquette du Délégué SASU DPO disponible sur demande. Pour les questions ne nécessitant pas de recherches juridiques complémentaires, la réponse sera immédiatement fournie au Responsable de Traitement lors de son appel. Pour les questions juridiques, techniques ou plus complexes, une réponse pourra être apportée au Responsable de Traitement dans un délai maximum de 15 Jours Ouvrés ou le cas échéant, un devis préalable lui sera soumis. Par exception, le délai de réponse pourra être plus long. Dans ce cas, le Responsable de Traitement en sera informé et le délai prévisible de réponse lui sera communiqué.

Boite à outils Le Délégué SASU DPO met à disposition plusieurs outils de conformité. De manière non exhaustive, ces outils sont des fiches pratiques, une charte informatique, une politique de protection des Données, de l’actualité sur la protection des Données, etc.

Rédaction de documentations A l’issue de la phase de cartographie et/ou d’investigation du Délégué SASU DPO sur la conformité des Traitements, le personnel du Délégué SASU DPO rédige un rapport qui est communiqué au Responsable de Traitement. Le Délégué s’est engagé dans une démarche de formation continue. Les modalités d’actualisation des compétences du Délégué et du personnel du Délégué SASU DPO sont inscrites dans les rapports annuels.

Le Responsable de Traitement associe le Délégué SASU DPO, d’une manière appropriée et en temps utile, à toutes les questions relatives à la protection des Données à caractère personnel. Le Responsable de Traitement s’engage à mettre à la disposition du Délégué SASU DPO toute information et document de son personnel et de ses prestataires tiers, notamment les prestataires informatiques et bureautiques. La consultation desdits documents est faite dans le strict
respect des règles de confidentialité et de secret professionnel. Le Responsable de Traitement s’engage à faciliter l’évaluation des Traitements et les contrôles du Délégué SASU DPO en lui permettant de consulter toute information et/ou tout document demandé(e). 

Suite à l’évaluation des traitements, le Délégué SASU DPO fournit des recommandations sur la mise en conformité de l’ensemble des Traitements pour lesquels il est désigné. Dans le cas où les recommandations du Délégué SASU DPO ne seraient pas suivies, le Responsable de Traitement s’engage à en documenter les raisons. 

Lorsque l’entreprise fait partie d’une société pluridisciplinaire d’exercice, le Service fournit par le Délégué SASU DPO sera limité aux activités propres de l’entreprise.
Le Responsable de Traitement s’engage à donner accès aux données liées à son activité des présentes même si ces données sont stockées au sein
d’une autre structure composant la société pluridisciplinaire d’exercice.

Il est conseillé que chaque établissement d’une société « multiple » désigne un Délégué à la protection de ses données. Toutefois, afin de permettre au Délégué SASU DPO de fournir le Service, la souscription à celui-ci par un établissement secondaire d’une société « multiple » est conditionnée à la désignation antérieure ou simultanée du Délégué SASU DPO en qualité de Délégué à la protection des données de l’établissement principal de sa société « multiple ». A défaut, le bon de souscription sera déclaré non valide et le Contrat non formé. Le Responsable de Traitement s’engage à avertir le Délégué SASU DPO des modifications suivantes, par tous moyens et dans un délai d’un mois faisant suite à ces modifications :
• s’il décide de rejoindre une société multiple,
• s’il décide de se constituer en société multiple,
• si au sein de sa société multiple il y a une modification de l’établissement principal,
• si l’établissement principal de la société multiple ne reconduit pas ou résilie son contrat portant désignation du Délégué SASU DPO.

Si l’une des modifications ci-dessus énoncées ou tout autre événement a pour conséquence que l’établissement principal de la société multiple du Responsable de Traitement n’a pas le Délégué SASU DPO pour Délégué à la protection de ses données, le Délégué SASU DPO pourra résilier le Contrat du Responsable de Traitement par courrier recommandé avec accusé de réception moyennant le respect d’un préavis de trois mois.

Les Documents contractuels, ainsi que tout document émis par le Délégué SASU DPO ou reçu par le Délégué SASU DPO pour les besoins de ses missions sont conservés par le Délégué SASU DPO, jusqu’à 5 ans après la fin du Service puis sont archivés pendant 10 ans. Durant cette période, les documents peuvent être présentés par le Délégué SASU DPO à la CNIL sur toute réquisition des autorités habilitées.

Chaque partie s’engage à exécuter les obligations et les engagements lui incombant aux termes des présentes et assume les conséquences résultant directement de ses manquements. Le Responsable de Traitement reconnaît que le Délégué SASU DPO peut faire appel à des sous-traitants dans le cadre
de l’exécution de ses obligations. Le Délégué SASU DPO s’engage à ne faire appel qu’à des sous-traitants qui traitent les Données dans l’UE ou pays reconnus comme adéquats par la Commission européenne. Il appartient au Responsable de Traitement de se mettre en conformité avec la Loi, notamment de fournir
l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données et d’assurer la sécurité et la confidentialité des Données qui lui sont confiées. Le Responsable de Traitement est informé et reconnaît que le Délégué SASU DPO ne porte aucune garantie en termes de
responsabilité pénale qui pourrait être retenue à son encontre au titre d’un quelconque manquement du Délégué SASU DPO à la Loi. En cas de manquement à ses obligations par le Délégué SASU DPO, la CNIL pourra demander au Responsable de Traitement de mettre fin à son intervention, emportant résiliation des Documents contractuels. La responsabilité de chaque Partie sera dégagée dans le cas où il lui deviendrait impossible d’exécuter une partie ou la totalité de ses obligations en raison de la survenance d’événements possédant le caractère de cas fortuits ou de force majeure, telle qu’habituellement retenue par la
jurisprudence. La Partie invoquant un événement constitutif d’un cas fortuit ou de force majeure devra en aviser l’autre Partie dans les cinq jours suivant la survenance ou la menace de cet événement par courrier recommandé avec avis d’accusé de réception. L’exécution des obligations de la Partie empêchée sera alors reportée d’une période égale à celle de la durée de la suspension due à cette cause.

La tarification des services proposés par le Délégué SASU DPO figure sur le Bon de souscription. Le prix s’entend hors taxes, auquel s’ajoute la TVA au taux
en vigueur à la date de la facturation. Le prix est facturé à la date anniversaire du Service souscrit, entendue comme la prise d’effet de la mission du Délégué SASU DPO, suivant le tarif en vigueur au jour de la facturation. Le Service est facturé à terme à échoir. Les factures sont payables à réception. Sur demande du Responsable de Traitement, le règlement peut se faire par prélèvements mensuels, dans ce cas, le coût du Service sera facturé chaque mois. Le prix est révisable annuellement. Le Responsable de Traitement sera informé par tout moyen de la nouvelle tarification un mois minimum avant l’application des nouveaux tarifs. Le Responsable de Traitement aura la possibilité de résilier le contrat par courrier recommandé avec avis de réception dans le mois suivant son information. En cas de non-paiement à son échéance, toute somme due portera intérêts de plein droit et sans mise en demeure, à trois fois le taux d’intérêt légal en vigueur à la date de ladite échéance. Conformément à l’article L. 441 6 du Code de commerce, le Client sera également redevable de plein
droit d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, dont le montant est de quarante euros. En cas de non-paiement, après mise en demeure préalable restée sans effet pendant une durée de huit jours, le Délégué SASU DPO pourra résilier la souscription du Responsable de Traitement et mettre fin au Service.

Le Délégué SASU DPO intervient pour une profession règlementée soumise en tant que telle au respect du secret professionnel. Le Délégué SASU DPO assure la confidentialité des engagements pris par le Responsable de Traitement ainsi que de toute information et/ou document émis ou reçu par le Délégué SASU DPO pour les besoins de ses missions. Le Délégué SASU DPO s’engage à demander le respect de cette obligation de confidentialité et de sécurité auprès de toute entité intervenant pour lui ainsi qu’auprès de son personnel. Le Responsable de Traitement s’engage de son côté à conserver confidentielles les opérations réalisées par le Délégué SASU DPO ainsi que tout document et information communiqués par le Délégué SASU DPO.
En toute hypothèse, chaque Partie se porte fort, au sens de l’article 1204 du Code civil, du respect, par ses préposés et/ou éventuels sous- traitants dûment autorisés, du présent engagement de confidentialité. Le Délégué SASU DPO est le Responsable du Traitement des Données dans le cadre des prestations qu’elle propose. Pour assurer la conformité de ce Traitement, le Délégué SASU DPO a désigné son propre Délégué à la protection des données que le Responsable de Traitement ou toute personne concernée peut contacter en s’adressant à contact@delegue-protection-donnees.fr .
Le Délégué SASU DPO déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de Traitement effectuées pour le compte du Responsable de Traitement conforme aux exigences de la Loi. Le Délégué SASU DPO s’engage à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données et, en particulier, le règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 et la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.
Le Délégué SASU DPO est autorisé à traiter pour le compte du Responsable de Traitement les Données à caractère personnel nécessaires pour réaliser ses missions. Les Données traitées sont l’identité, les coordonnées professionnelles du Responsable de Traitement et des interlocuteurs du Délégué SASU DPO. Le Délégué SASU DPO s’engage à traiter les données uniquement pour les seules finalités qui font l’objet de la prestation définie dans les présentes conditions générales. Le Délégué SASU DPO  est tenu d’informer immédiatement le Responsable de Traitement lorsqu’une instruction constitue une violation de la réglementation sur la protection des données ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des Données. En cas de violation de données subie par le Délégué SASU DPO, ce dernier s’engage à informer le Responsable de Traitement dans l’hypothèse où cette violation le concerne et, est susceptible de présenter un risque pour les personnes concernées et de nécessiter une notification auprès de l’autorité de contrôle compétente.
Le Délégué SASU DPO s’engage également à :
• mettre en œuvre des mesures organisationnelles, juridiques et techniques afin de garantir la sécurité et la confidentialité des Données qui font l’objet de la prestation,

• informer et communiquer au Responsable de Traitement préalablement au commencement de ladite prestation, l’identité et les coordonnées du sous-traitant ainsi que la nature exacte de sa prestation lorsque le Délégué SASU DPO fait appel à des sous-traitants dans le cadre de la réalisation de ses Services. En cas de sous-traitance, le Délégué SASU DPO restera garant de l’exécution de l’intégralité des missions prévues au titre du Contrat ainsi que du respect des conditions et obligations définies dans les présentes,

• garantir la confidentialité des Données traitées au titre des présentes,

• privilégier les principes de protection des Données dès la conception de ses nouveaux outils, produits, applications ou services.

Lorsque les personnes concernées exercent auprès du Délégué SASU DPO des demandes d’exercice de leurs droits, le Délégué SASU DPO s’engage à les traiter dans les délais prévus par la Loi. Au terme de la relation contractuelle relative au Traitement de ces Données, ou en cas de résiliation anticipée, le
Délégué SASU DPO met en place la portabilité des Données sur demande du Responsable de Traitement.

Chacune des parties conserve la propriété de ses biens et les droits de propriété intellectuelle dont elle est titulaire, les Documents contractuels n’ayant pas pour effet de modifier ces derniers.

Les documents contractuels étant conclus « intuitu personae », le Responsable de Traitement n’est pas autorisé à procéder à la cession du Contrat, c’est-à-dire à transférer ses droits et obligations découlant du Contrat, sans l’accord préalable et écrit du Délégué SASU DPO. En cas de manquement à cette obligation, le Délégué SASU DPO se réserve le droit de mettre fin au Contrat, sans préavis ni indemnité. En cas de cession de l’entreprise et reprise du Contrat par un nouveau Responsable de Traitement, ce dernier devra signer un nouveau bon de souscription afin de permettre la désignation du Délégué SASU DPO en qualité de Délégué à la protection des données de ce nouveau Responsable de Traitement auprès de la CNIL. Sous réserve d’information, le Délégué SASU DPO se réserve la faculté de transmettre ses droits et obligations à l’une des sociétés de son groupe qu’elle contrôle ou qui le contrôle au sens de l’article L 233-3 du Code de commerce.

Le Service est souscrit pour une durée de douze mois à compter de la date de prise d’effet de la commande. Le Contrat est tacitement reconductible pour des périodes successives de douze mois, sauf dénonciation par chacune des parties par courrier recommandé avec avis de réception, trois mois avant l’expiration de la période en cours. Le Délégué SASU DPO pourra mettre fin à sa mission en cas de non-paiement de l’une quelconque des sommes prévues à la tarification ou en cas de cession du Contrat, sans son accord préalable et écrit, et ce, sans préavis ni indemnité. En cas de non-respect des obligations à la charge du Responsable de Traitement conformément aux articles des présentes, le Délégué SASU DPO pourra mettre fin au Contrat, sans indemnité, par courrier recommandé avec accusé de réception moyennant un préavis de trois mois. Le Responsable de Traitement est informé, conformément à la Loi, que le terme du Contrat emporte l’obligation de désigner un autre Délégué à la protection des données.

Le Délégué SASU DPO se réserve la possibilité d’adapter ou de modifier à tout moment les présentes Conditions. L’entreprise sera informé des évolutions un mois avant l’entrée en vigueur des nouvelles conditions générales par tout moyen approprié, y compris par messagerie électronique.

Les présentes sont régies par la loi française. SAUF DISPOSITION LÉGALE OU ORDINALE CONTRAIRE, TOUT LITIGE SUSCEPTIBLE DE S’ÉLEVER ENTRE LES
PARTIES RELATIF À LA FORMATION, L’ÉXÉCUTION, L’INTERPRÉTATION DES PRÉSENTES ET PLUS GÉNÉRALEMENT TOUT DIFFÉREND PORTANT SUR LE
SERVICE, LE DELEGUE SASU DPO ET SES MISSIONS SERA PORTE DEVANT LES TRIBUNAUX COMPÉTENTS DE PERPIGNAN.